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秘書(先輩)の仕事

秘書としての経験を積むと、秘書として弁護士をサポートするだけでなく後輩秘書を育て導く人材育成にも関わるようになり、業務の幅を広げていきます。 担当弁護士のスケジュール管理、会議のアレンジ、電話応対、依頼者への請求書発行、様々な書類の作成・修正、データ管理、コピー、資料管理等、秘書業務を担いつつ、後輩が仕事や職場に慣れていけるよう支援するのも先輩秘書の大切な役割です。

秘書の1日

主にM&Aの案件を扱うグループに所属しており、現在はパートナーを含む2名の弁護士を担当しています。膨大な資料を扱う案件も多いので、周りの秘書と情報を共有しながら日々業務を行っています。多忙な弁護士が自分の仕事により専念できるよう、確認や報告、連絡などの手段やタイミングを工夫しています。

 

メールチェック、執務室の掃除

弁護士からの指示や案件の進捗状況を見落とさぬよう、メールチェックは念入りに行います。

9:00
a.m.

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10:00
a.m.

会議の準備

所内外のメンバーが多数参加する会議準備のため、会議室に向かいます。他の弁護士の担当秘書数名と協力して資料やドリンクを事前にセットします。

 

11:45
a.m.

昼休み

今日は月1回のグループのランチミーティング。お弁当を囲んでPCスキルの勉強会です。

弁護士と共にB社へ外出

B社の買収を検討中のA社より、対象会社に関する法務監査レポートの作成依頼を受けたため、契約書等の資料のコピーを取りに外出します。もう1名の担当弁護士のサポートは、OJTも兼ねて後輩秘書に任せていきます。

1:00
p.m.

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3:00
p.m.

B社から帰所

複数の弁護士が資料を確認できるよう、持ち帰った資料を必要な量だけコピーします。

ファイリング

持ち帰ったコピーを整理し、バインダーに手早くまとめていきます。弁護士はこれから限られた時間で膨大な資料に目を通さなくてはなりません。秘書として、資料管理の腕の見せ所です。

3:30
p.m.

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4:00
p.m.

後輩指導

外出中に対応してもらった作業について後輩秘書にフィードバックを行います。弁護士への報告、相談もきちんとできていて、後輩の成長を感じ嬉しくなります。

扱っている案件の請求業務の一環として、請求書を作成

本日中にパートナー弁護士からチェックを受け、明朝送付できるように準備。間違いのないよう細心の注意を払います。弁護士と明日のスケジュールについて確認してから帰宅します。

5:00
p.m.

Q1これまでのキャリア

入所1年目の秋からファイナンス分野のアソシエイト3名を担当し、2年目以降は人事異動で主にM&Aを扱う弁護士を担当するようになりました。現在はパートナー弁護士とアソシエイト1名を担当しており、昨年度から新人秘書のトレーナーを務めています。

Q2後輩指導

俯瞰的な視点で仕事に取り組める秘書を目指してほしいと思います。
もちろん初めは手元の業務をこなすので精一杯になりますが、そこで満足するのではなく、自分が今どのような仕事をしていて、それは担当弁護士にとって、ひいては案件全体でどのような意味をもつのか意識して取り組んでほしいです。それを意識することで成果物は全く違ってきますし、弁護士から受けた指示以上の対応ができることもあります。
このような視点で後輩指導をしていると、自分自身、気持ちを新たにすることが多いです。案件全体を通して弁護士が自分にどのような仕事ぶりを期待していて、自分のパフォーマンスはそれを満たしているのか、自己満足ではなく客観的に自分を見つめるように心がけています。

Q3一番やりがいを感じた仕事

長くM&A案件に携わっているため、新聞の一面に載るような企業間の合併・買収案件に関わることが多いですが、最近では、AI、IoT、シェアリングエコノミーなどの新しい分野の案件にも多く携わっています。ニュースに取り上げられる度に、担当弁護士の案件が社会的に与える影響がいかに大きいかを実感しています。秘書の仕事は表舞台に立つ仕事ではないものの、法律事務所の職員という立場から社会と関わる面白さを感じています。

Q4仕事の厳しさ

弁護士の仕事一つ一つが緻密で妥協を許さない分、秘書に求められる仕事の質も高いと感じます。正確性の高い文書を出すことは事務所の信頼、信用に繋がります。秘書の業務の一つである文書内の誤字、脱字の確認は例え内容に直接関わるものではないとしても重要です。それだけ成果物の質にこだわって日々の業務を行なっています。作業スケジュールがタイトであっても同じように正確さが求められるため、厳しいと感じる瞬間もありますが、一段落ついたときには達成感を感じています。

Q5秘書という仕事の魅力

弁護士の専門分野によって秘書の仕事内容も様々です。人事異動で定期的に担当弁護士が変わるため、常に主体性をもって仕事を進めつつ、相手にあわせた柔軟な姿勢で臨むことが大切です。弁護士が働きやすい環境を整えることが秘書の仕事なので、その範囲を自分で制限することなく、相手の立場に立って、今何が求められているのか考えるようにしています。うまく要求に応えられた時は、弁護士から言われる「ありがとう」の一言がとても嬉しく秘書としてのやりがいを感じます。