基于日美出口管制及近期实务动向的出口管理（下篇）―企业内部管理体制的构建与合规判定及客户管理

企业内部管理体制的构建

大泽

接下来，我们将基于日美出口管制法规，讨论具体的企业内部管理体制的构建方式。关于法规动向的信息收集及应对措施，我们在前篇中已经进行了讨论。除此之外，对于在全球范围内开展业务的企业来说，如何构建包括全球各地子公司在内的集团整体合规体制也是一个重要议题。

伊佐次

在与日本企业就出口管制法规进行咨询的过程中，我们发现企业的出口管理内部体制大致可分为两种类型。一种是将出口管理部门集中在总公司，由总公司进行统一管理；另一种是在具有一定地域覆盖范围的据点分别配置出口管理专业人员，以这些人员为中心进行据点管理。选择哪种体制，需要根据集团子公司的数量、所涉及物项的类型、各子公司的业务规模、进出口情况以及商业流的复杂性等因素进行判断。

大泽

确实如此。近年来，我们经常接到客户关于其出口管理体制的咨询请求，也有客户在并购交易（M&A）的尽职调查（DD）过程中，要求我们对目标企业的进出口管理法规及经济制裁的合规状况和合规体制进行审查。因此，我们有机会接触到许多企业的出口管理体制，其中大多数企业采用了上述两种体制之一。
无论采用哪种体制，出口管理部门的负责人通常不会从头到尾审查所有的出口或技术提供案件，而是由负责出口或技术提供的业务部门等一线人员作为出口管理的前线进行初步处理。在这种情况下，关键在于确保日常负责出口管理的现场人员能够充分理解出口管理的机制和需要确认的事项，至少具备“这可能有问题，需要向出口管理部门咨询”的敏感度。因此，实施有效的内部教育，帮助现场人员提高对出口管理的意识和熟练度，显得尤为重要。

伊佐次

如果企业过去曾因违反出口管制法规而遭受过损失，那么在企业内部建立出口管理意识相对容易。但对于没有此类经验的企业来说，尤其是在日本以外的地区普及出口管理意识，并非易事。虽然需要一定时间，但通过定期开展内部教育以及对子公司进行出口管理相关的审计，逐步扩大出口管理意识并彻底落实教育内容，是构建高效内部管理体制的关键。
此外，在构建出口管理内部体制时，从美国法的角度来看，还需要建立一种机制，即在发现违规行为时能够迅速决定是否进行披露。具体而言，总公司需要建立一种内部管控程序，使其不仅能够检测总公司的违规行为，还能及时发现子公司的违规行为并迅速制定应对措施。例如，如果子公司意识到可能存在EAR违规行为，关键在于其是否被赋予权限，能够迅速识别和掌握问题行为，并向母公司也就是日本的管理层报告。

大泽

也就是说，不仅要在集团范围内建立有效识别出口管理违规可能性的机制，更重要的是确保实际发生的违规行为能够迅速上报至母公司，这是构建内部体制的关键呢

伊佐次

正是如此。此外，美国当局在2023年7月发布的合规指南中强烈建议，在发现潜在的EAR违规行为时，应主动进行披露。此前，美国当局已表示，如果当事人通过自主披露及时、全面且彻底地配合调查，可能会大幅减轻民事处罚，甚至在非恶意违规的情况下完全免除民事处罚。而近期，为了更有效地执行EAR违规处罚，美国当局进一步强调了自主披露的重要性。

大泽

在日本出口管制法规的框架下，并未强制要求对违规事实进行自主披露，实际进行自主披露的案例也较为罕见。然而，在与当局的关系中，对于涉及清单管制物项出口的企业，出口商等遵守准则要求“在发现违反相关法规或可能存在违规行为时，应立即向经济产业大臣报告，并采取必要的防止再发措施”。经济产业省表示，“基于内部审计等的自主通报可能会在当局对违规行为进行处理时被考虑”。因此，即使是不涉及清单管制物项出口的企业，在发现违规行为时，也建议进行适当的自主申报。

伊佐次

在2024年3月发布的合规指南中，提到了多个在构建EAR合规体制时的关键点。其中最重要的是，在构建合规体制时应采用基于风险的方法（Risk-Based Approach）。出口管理中的基于风险的方法，是指及时、适当地识别和评估自身面临的出口管理相关风险，并采取与风险相匹配的预防和缓解措施。如果对所有交易对象和物项采用相同的合规管理方式，资源必然会分散，导致低风险领域占用过多资源，而高风险领域的应对措施不足。因此，需要集中资源对关键领域进行管理。在接下来讨论的合规判定和客户管理时，也需要从这一视角进行考量。

合规判定

大澤

接下来，我们将讨论更具体的交易管理问题。基于日本出口管制法规的交易管理流程大致可分为两部分：一是判断出口物项是否为清单管制物项的合规判定；二是根据最终用户和用途判断是否适用全面管制（Catch-All Regulation）的客户管理。此外，包括对俄制裁在内的经济制裁措施，有时也会作为客户管理的一部分进行讨论。首先，我们来看合规判定的实务操作。

伊佐次

从美国法的角度来看，EAR中规定了《商业管制清单》（Commerce Control List, CCL），每个管制物项都被分配了一个5位数的管理编号（ECCN）。在第一章中，我们已经讨论了EAR适用的物项范围。EAR将物项分为两类：一类是CCL中列出的清单管制物项，另一类是非清单管制物项，即“EAR99”物项。清单管制物项在EAR下受到各种限制，而“EAR99”物项在出口或再出口时原则上不需要出口许可。

大泽

日本的清单管制物项包括两类：如果是货物，则适用出口贸易管理令附表第1的1至15项；如果是包含程序的技术，则适用外汇令附表的1至15项。具体规格由《基于出口贸易管理令附表第1及外汇令附表规定确定货物或技术的省令》（简称《货物等省令》）规定，而条文解释则由《关于出口贸易管理令的运用》（运用通知）和《基于外汇及外国贸易法第25条第1项及外汇令第17条第2项规定需许可的技术提供交易或行为》（役务通知）补充说明。因此，合规判定需要对照多项政令、省令和通知进行。实务中，经济产业省按出口贸易管理令附表第1和外汇令附表的项号分类，并发布了清单管制物项的“矩阵表”，同时CISTEC也提供了“项目对比表”和“参数表”等辅助工具。许多企业利用这些工具进行合规判定。

伊佐次

在实际判定ECCN时，需要先了解CCL的各个类别和物项形态，然后对可能适用的ECCN进行初步筛选。如果实际查看CCL清单，会发现ECCN的分类非常细致，技术要求也规定得非常详细。因此，在判定过程中，出口管理部门与具备相关技术知识的部门之间的协作至关重要。

大泽

日本的清单管制物项也在政令和省令中具体规定了物项的规格等，因此合规判定同样需要技术理解。我们发现，负责合规判定的出口管理部门中，理工科背景的人员较多，这或许正是基于上述背景。

伊佐次

此外，在实际与交易对象推进交易时，一个常见的问题是：当交易进展到一定程度，双方开始明确交易意向后，对出口管制法规（包括合规判定）的意识会增强；但在最初的商谈阶段，即交易尚未明确时，双方可能会在未进行合规判定的情况下开始交换技术信息或规格信息，等到后期才发现问题呢。

大泽

确实如此。在货物出口的情况下，由于货物实际移动且涉及海关手续，事前确认的遗漏较少；但技术或程序的提供可能仅通过一封邮件即可完成，因此许多企业对何时进行确认感到困惑。针对这一点，我们通常会根据交易启动的具体情况提供个别建议。例如，在商谈初期，即使涉及技术提供，也应严格控制在适用许可例外的公知技术范围内。

伊佐次

最后，我想补充一点：近年来，日本企业的业务结构发生了显著变化，这在合规判定时需要特别注意。尤其是随着人工智能（AI）和超级计算机的实用化，产业结构正从硬件向软件和服务转型，合规判定的对象也从“物”转向“服务”。由于服务提供涉及企业内部的多种知识、信息和技术，合规判定的过程需要比以往更高水平和跨部门的判断能力，这一点也需引起重视。

客户管理

大泽

接下来，我们将讨论客户管理的问题。

伊佐次

如前所述，EAR的实体清单（Entity List）会频繁更新。美国政府还发布了一个名为“综合筛查清单”（Consolidated Screening List）的工具，该工具整合了商务部、国务院和财政部发布的清单，用户可以通过输入客户名称在线快速查询其是否被列入相关清单。

大泽

如果仅从全面管制（Catch-All Regulation）中关于最终用户的确认角度来说明，企业需要确认最终用户是否参与（或曾参与）大规模杀伤性武器等的开发，并核查经济产业省发布的“外国用户清单”。然而，如果需要进一步确认资产冻结措施或禁运措施等制裁对象清单，则不仅需要查看经济产业省的清单，还需核查财务省的清单。此外，根据制裁依据的不同，清单也可能有所区分，因此需要逐一确认相关清单（在这方面，部分企业通过CISTEC提供的“综合制裁清单信息”或民间信息供应商的搜索服务来简化流程）。由于这些清单会随时更新，企业需要在每次交易或定期进行核查，尤其是对于拥有大量客户的企业来说，这会带来不小的负担。

伊佐次

从构建合规体制的角度来看，建立一种能够集中管理包括集团子公司在内的客户数据，并在集团内部共享这些数据的系统机制，对于确认客户是否被列入实体清单等事项至关重要。

大泽

除了确认客户是否被列入清单外，EAR中还存在根据最终用户（End User）和最终用途（End Use）的不同而影响判断的情况。那么，在实际交易中，企业需要进行何种程度的确认呢？

伊佐次

在EAR的直接产品管制和最终用途管制中，最终用户是谁以及最终用途是什么，都会影响EAR适用物项的判断。因此，特别是对于半导体和AI相关物项，企业需要在交易中进行包括供应链在内的审慎尽职调查。根据美国当局发布的《了解你的客户指南》（Know Your Customer Guidance），调查的深度取决于是否存在所谓的“红旗”（Red Flag）现象。如果没有基于公开信息的可疑情况，企业可以依赖从交易对象处获取的承诺书等内容进行判断。

大泽

在本次对谈中，我们围绕日益重要的出口管制法规，结合日美出口管制及近期的实务动向，从多个角度进行了讨论。在法规内容和实务动向快速变化且日益复杂的当下，企业不仅需要收集信息，还需对信息进行研究和分析，构建既高效又能落实到实际操作的内部管理体制以及合规判定和客户管理流程。希望今天的讨论能为企业实现高效且合理的出口管理提供参考。